Terms & Conditions

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TRVL CONCEPT

General Terms and Conditions

for individual travel planning services

As of 4 October 2026

§ 1 Scope and Provider

1. These General Terms and Conditions (GTC) apply to all contracts for individual travel planning services between Anikó Sprencz, trading under the business name „trvl concept“, Westendstraße 73c, 63477 Maintal, email: aniko@adventuriatravel.com (hereinafter the „Provider“), and the respective customer (hereinafter the „Customer“).

2. For the purposes of these GTC, the Customer may be either a consumer within the meaning of section 13 of the German Civil Code (BGB) or an entrepreneur within the meaning of section 14 BGB.

3. Individual agreements contained in the respective offer take precedence over these GTC. Any terms and conditions of the Customer that deviate from these GTC apply only if the Provider has expressly agreed to them in text form.

§ 2 Subject Matter and Scope of Services

1. The Provider supplies individual research and planning services for travel within Germany. The services offered include, in particular, the Decision Check, Focused Recommendations for accommodation, activities or restaurants, the Flexible Trip Plan, the Day-by-Day Trip Plan, and individually tailored services for business and work trips.

2. The service owed is determined exclusively by the individual offer. In particular, the offer specifies the selected product, the question to be answered or planning assignment, the destination, the length of stay, the available travel time, the categories included, the desired level of detail and, where applicable, word, page or other scope limits. Product descriptions, price examples and sample documents on the website are for guidance only and do not replace the individual service description in the offer.

3. The Customer receives the agreed result as a PDF document. The content, structure and scope of the document depend on the service booked and the scope specified in the offer.

4. The Provider researches, compares, recommends and plans. However, the Provider does not make bookings or reservations in the name of or on behalf of the Customer, does not broker travel services, and is neither a tour operator nor a contracting party of the hotels, restaurants, transport companies, event organisers or other external providers named in the travel document. The Customer makes all bookings independently and on their own responsibility.

5. The planning of accommodation, activities, restaurants and other travel content is limited to Germany. Transport research may also include connections from Germany to neighbouring Member States of the European Union. Any further planning of accommodation, activities, restaurants or other travel content outside Germany is not part of the service.

6. Contractual communication, the transmission of documents, follow-up questions, coordination and approvals take place in text form, in particular by email.

§ 3 Formation of the Contract

1. The presentation of services on the website does not constitute a binding offer to enter into a contract.

2. Following an enquiry from the Customer, the Provider sends an individual offer in text form. The offer states, in particular, the agreed scope of services, the total price and the expected processing time.

3. The individual offer remains valid for seven calendar days from the date stated in the offer, unless a different period is specified in the offer.

4. The Customer accepts the offer by paying the total price stated in the offer in full within the validity period. The contract is concluded when full payment is received by the Provider or by the payment service provider used by the Provider. Where a payment service provider is used, payment is deemed to have been made in full once that provider has confirmed the successful payment to the Provider.

5. If payment is received only after the offer period has expired, a contract is concluded only if the Provider subsequently confirms acceptance of the engagement in text form. If no confirmation is issued, the amount received will be refunded.

6. The Provider begins the research and planning once the contract has been concluded and all Customer information required for the service, together with any necessary clarifications, has been provided in full.

§ 4 Prices Payment and Invoicing

1. All prices stated in the individual offer are final prices in euros. No VAT is charged or shown in accordance with the small-business regulation under section 19 of the German VAT Act (UStG).

2. The agreed price covers only the Provider’s research and planning service. Unless expressly agreed otherwise in the individual offer, it does not include the costs of accommodation, transport, activities, admission tickets, food, drinks or any other services supplied by external providers.

3. Full payment is a prerequisite for the formation of the contract and the commencement of the service. The available payment methods are those offered in the individual offer or the associated payment link.

4. After successful payment, the Customer receives the invoice by email.

5. Services supplied to entrepreneurs established abroad may be subject to different VAT rules. Where applicable, this will be stated in the individual offer or the invoice.

§ 5 Customer Cooperation and Processing Time

1. The Customer must provide the Provider with all information required for the agreed service completely, accurately and in good time. This includes, in particular, information about travel dates, arrival and departure, length of stay, budget, interests, preferred travel pace, mobility, special requirements, itinerary items that have already been decided and any other circumstances relevant to the planning.

2. For all services other than the Decision Check, the Customer receives a questionnaire. For the Decision Check, the Customer provides the agreed question and the required background information within the specified scope.

3. If information is unclear, contradictory, overly general or incomplete, the Provider may ask follow-up questions. The Provider begins the substantive planning only once all information and clarifications required for processing have been provided in full.

4. The processing time stated in the offer requires the timely receipt of full payment, all necessary Customer information and all feedback required during the planning process. The timeframe individually confirmed for the respective engagement is decisive.

5. The Customer must carefully review the information summarised in the Trip Snapshot and the planning direction presented in it, and must notify the Provider without delay of any incorrect or missing information.

6. The Customer should answer follow-up questions within three business days of receiving them. For all services other than the Decision Check, the Customer should review the Trip Snapshot and provide feedback within the same period. Business days are Monday to Friday; public holidays at the Provider’s place of business are not counted.

7. If required feedback is provided late, the agreed or anticipated delivery date may be postponed. Whether and to what extent a postponement is necessary depends in particular on the length of the delay, the time remaining before the trip and the current stage of processing. The Provider informs the Customer as soon as it becomes foreseeable that the previous timeframe cannot be met.

8. If the Customer changes material information after the research has begun or requests a change to the agreed scope of services, the Provider will assess whether the adjustment is still covered by the original engagement. Any additional research or planning effort that was not agreed will be communicated to the Customer in advance and will be carried out and charged only following a separate agreement.

§ 6 Trip Snapshot Review and Approval

1. For all services other than the Decision Check, the Customer receives a Trip Snapshot for review before the final document is prepared.

2. The Trip Snapshot summarises the Customer information that is material to the planning and presents the intended direction of the content. The content shown depends on the service booked.

3. For a Flexible Trip Plan or Day-by-Day Trip Plan, the Trip Snapshot may include, in particular, arrival and departure, length of stay, interests, budget, transport preferences, the proposed route, destinations and lengths of stay, as well as an extract from the planned accommodation, activities, restaurants or bars, provided these form part of the engagement. For a Focused Recommendation, the Trip Snapshot is limited accordingly to the category booked, such as accommodation, activities or restaurants.

4. The Trip Snapshot allows the Customer to check whether the Provider has correctly understood the Customer’s information, preferences and intended planning direction. Particularly for more extensive travel plans, it is an extract and is not intended to be complete.

5. The agreed price includes one consolidated round of changes to the Trip Snapshot. The Customer must submit all requested changes together and within the agreed scope of services.

6. The Provider revises the Trip Snapshot on the basis of this feedback and sends the revised version to the Customer for approval. The Provider continues preparing the final travel document only after approval has been given in text form.

7. Further requests for changes after approval of the revised Trip Snapshot, or changes that extend the agreed scope of services, are not included in the original price. They will be carried out only by prior separate agreement and may be charged additionally.

8. No further rounds of substantive changes are included after the final travel document has been delivered. Research, transcription or allocation errors caused by the Provider will be corrected free of charge. The Customer’s statutory rights in the event of a service that does not conform to the contract remain unaffected.

9. The Decision Check is prepared without a Trip Snapshot and without a preceding review round, on the basis of the agreed question and the information supplied by the Customer.

§ 7 Current Information Prices and Availability of Third Party Offers

1. The Provider carries out the research carefully on the basis of the information available at the time of the respective research. Information about prices, availability, opening hours, timetables, booking conditions and other services supplied by external providers relates to the time of the respective check. The date of the check may be stated in the Trip Snapshot or in the final travel document.

2. Hotels, restaurants, event organisers, transport companies and other external providers may change their prices, availability, opening hours, timetables, services and terms at any time. The Provider therefore cannot guarantee that researched offers will remain available unchanged at a later date.

3. Where accommodation recommendations form part of the agreed service, the Provider checks their availability once more after approval of the Trip Snapshot and before completion of the final travel document. This does not apply if the Customer has already stated that accommodation has been booked. If recommended accommodation is no longer available at the time of this second check, the Provider will, where possible, research a comparable alternative within the requirements originally agreed.

4. This second check does not create any obligation to monitor prices or availability continuously. The Customer is advised that changes may occur at short notice even after the check and that prompt booking is recommended.

5. Before making a booking or using a service, the Customer must verify directly with the respective external provider the prices, availability, opening hours, timetables, booking and cancellation conditions and any other information material to the Customer’s decision.

6. Ongoing updates or further availability checks after delivery of the final travel document are not included in the agreed scope of services. Research or transcription errors caused by the Provider remain unaffected by this provision and will be corrected in accordance with section 6(8).

7. The Customer makes all bookings directly with the respective external provider independently and on their own responsibility. Contracts for accommodation, activities, guided tours, restaurant reservations, transport or other external services are concluded exclusively between the Customer and the respective provider. The Provider is not a party to those contracts.

§ 8 Rights to Use the Travel Document

1. The Customer receives the agreed travel document as a final PDF file. Editable source and working files are not part of the service.

2. The Customer receives the simple, non-transferable right to save, print and use the travel document for the Customer’s own non-commercial travel purpose. It may be shared with fellow travellers and with persons directly involved in organising the relevant trip.

3. Where a business trip is prepared for a company or other organisation, the travel document may be shared internally with the persons taking part in the trip and with employees involved in organising it, and may be used for that trip.

4. The following are not permitted in particular:

a) the sale or other distribution for payment of the travel document or any of its individual components;

b) making the complete document or individual pages publicly available, or publishing them on websites, platforms, social media or in other publicly accessible media;

c) using the content, text, selection, structure or design for the Customer’s own commercial travel offers or other commercial services;

d) adopting or reproducing the document or its structure as the Customer’s own template; or

e) removing or altering copyright notices, names or the Provider’s branding.

5. To the extent protected by copyright and to the extent that the corresponding rights are held by the Provider, the rights in the text, compilations, structures and design elements created by the Provider remain with the Provider. The Customer is granted only the rights of use expressly stated in this section.

6. No independent rights of use are granted in images, maps, logos or other content belonging to external rights holders. The Customer may use such content only as part of the travel document and within the agreed purpose of use. The rights of the respective rights holders remain unaffected.

7. The Provider may use fully anonymised extracts from travel documents created by the Provider as work samples for the Provider’s portfolio and own business communications, provided that neither the Customer nor individual travellers can be identified and no personal, confidential or booking-related information is disclosed. Third-party rights, particularly in any images used, remain unaffected.

8. The identification of a document as a named client engagement, the use of a customer review or any other identifiable reference requires the Customer’s separate consent.

§ 9 Liability Third Party Services and Customer Responsibility

1. The Provider supplies the agreed research and planning services with the care required under the contract and on the basis of the information supplied by the Customer.

2. The Provider has unlimited liability for loss or damage caused by an intentional or grossly negligent breach of duty by the Provider, the Provider’s legal representatives or vicarious agents. The Provider also has unlimited liability for loss or damage arising from injury to life, limb or health. In the event of a slightly negligent breach of a material contractual obligation, liability is limited to the foreseeable loss or damage typical for the contract. Material contractual obligations are obligations whose performance is essential to the proper execution of the contract and on whose fulfilment the Customer may ordinarily rely. In all other respects, liability for loss or damage caused by slight negligence is excluded. Mandatory statutory liability provisions remain unaffected.

3. Hotels, restaurants, providers of activities and tours, transport companies and other providers named in the travel plan are legally independent third parties. The Provider does not supply their services and is not a contracting party to the contracts concluded between the Customer and the respective external provider. The Provider is therefore not liable for the performance, quality, safety, availability, amendment or cancellation of the services of those external providers, or for incorrect information originating from them. This does not affect the Provider’s liability for the Provider’s own culpable breaches of duty, particularly where research has not been carried out with the required care.

4. The Provider is not liable for disruption to the trip that falls outside the Provider’s sphere of influence and responsibility. This includes, in particular, weather events, strikes, traffic disruption, delays, service cancellations, closures at short notice, changes to timetables or opening hours, official measures, and changes or cancellations by external providers. This does not affect liability for the Provider’s own culpable errors in supplying the agreed planning service.

5. The Customer is responsible for checking whether the proposed routes, activities, accommodation and transport options are suitable in view of the Customer’s health, mobility, physical capabilities and personal circumstances. Any health or physical limitations and any other special requirements that may be relevant to the planning must be communicated to the Provider completely and in good time. The Provider can take account only of limitations and requirements that have been disclosed. The travel plan is not a substitute for medical advice.

6. The Customer is responsible for checking and complying with the entry, passport, visa, customs, insurance, vaccination, health and safety requirements applicable to the trip. Any general information supplied by the Provider on such matters does not constitute binding legal, medical or official advice. The Customer must obtain current and binding information from the competent authorities or appropriately qualified bodies.

7. Recommendations are selected carefully on the basis of the wishes, interests and parameters communicated by the Customer. However, the Provider does not guarantee a particular subjective travel experience, the Customer’s personal satisfaction with a destination or offer, or any particular recreational, experiential or travel outcome. The obligation to supply the agreed planning service carefully and in conformity with the contract remains unaffected.

8. To the extent that the Provider’s liability is excluded or limited under this section, the exclusion or limitation also applies for the benefit of the Provider’s legal representatives and vicarious agents.

§ 10 Cancellation and Early Termination of the Engagement

1. The statutory right of withdrawal available to consumers remains unaffected by the following provisions. If a consumer requests that the Provider begin supplying the service before the statutory withdrawal period has expired, the consumer must make an express declaration to that effect. The details and legal consequences are set out in the separate information on the right of withdrawal.

2. If the Customer terminates the engagement before the service has been performed in full, the value of the service performed up to the time of termination will be calculated. The portion of the price already paid that relates to services not yet performed will be refunded to the Customer.

3. If the Customer terminates the engagement before research and planning have begun, the price already paid will be refunded in full.

4. For all services that include a Trip Snapshot, the agreed total price is divided into the following service phases for the purpose of calculating the stage of completion:

a) 50% is allocated to evaluating the Customer’s information, carrying out research, developing the overall planning direction and creating the first Trip Snapshot.

b) 50% is allocated to further research and elaboration, incorporating the agreed changes and creating the final travel document.

5. If the engagement is terminated after research has begun but before the first Trip Snapshot is sent, only the proportion of the first service phase that corresponds to the stage of completion actually reached by that time will be charged. This proportion may not exceed 50% of the agreed total price.

6. The first service phase is deemed to have been performed when the first Trip Snapshot is sent. If the engagement is terminated after that point, 50% of the total price plus the proportion of the second service phase already performed by the time of termination will be charged. The remaining amount attributable to services not yet performed will be refunded to the Customer.

7. The stage of completion reached within a service phase is determined on the basis of the research, planning, elaboration and documentation steps already completed, together with the work required for those steps, in proportion to the agreed overall scope. The Provider will present the Customer with a comprehensible calculation of the amount retained and the amount to be refunded. The Customer remains entitled to prove that the extent of the service already performed was lower.

8. For the Decision Check, for which no Trip Snapshot is prepared, the calculation is based exclusively on the stage of completion actually reached by the time of termination. In this case too, the Provider will present the calculation in a comprehensible form.

9. If the Customer fails to fulfil an obligation to cooperate that is necessary for the engagement to continue, the Provider may request cooperation in writing and set an additional period of seven calendar days for this purpose. If no adequate response is received within that period and the engagement therefore cannot reasonably be continued, the Provider may terminate the engagement. The settlement will be calculated in accordance with the preceding provisions.

10. If the Provider is unable to perform the engagement in full for a reason for which the Provider is responsible, the portion of the price already paid that relates to the service not yet performed will be refunded to the Customer. If the engagement is terminated for good cause attributable to the Customer, the settlement will be calculated according to the stage of completion reached by that time and in accordance with the preceding provisions.

11. Once the agreed service has been performed in full and the final travel document has been delivered, voluntary cancellation or a refund is excluded. The Customer’s statutory rights in the event of a service that does not conform to the contract remain unaffected.

12. The statutory rights of both parties to terminate the contract for good cause remain unaffected.

§ 11 Applicable Law Contract Language and Jurisdiction

1. The contractual relationship is governed by the law of the Federal Republic of Germany.

2. In relation to consumers, this choice of law applies only to the extent that it does not deprive the consumer of the protection afforded by mandatory provisions of the law of the country in which the consumer has their habitual residence.

3. The contract language is determined by the language of the individual offer. If the offer is sent in German, the contract language is German. If the offer is sent in English, the contract language is English.

4. The statutory places of jurisdiction apply to disputes arising out of or in connection with the contractual relationship.

§ 12 Consumer Dispute Resolution

1. The Provider is neither obliged nor willing to participate in dispute resolution proceedings before a consumer arbitration board.

— End of the General Terms and Conditions —

TRVL CONCEPT

Allgemeine Geschäftsbedingungen

für individuelle Reiseplanungsleistungen

Stand: 4. Oktober 2026

§ 1 Geltungsbereich und Anbieterin

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge über individuelle Reiseplanungsleistungen zwischen Anikó Sprencz, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung „trvl concept“, Westendstraße 73c, 63477 Maintal, E-Mail: aniko@adventuriatravel.com (nachfolgend „Anbieterin“), und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde“).

2. Kunde im Sinne dieser AGB kann sowohl ein Verbraucher im Sinne des § 13 BGB als auch ein Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sein.

3. Individuelle Vereinbarungen im jeweiligen Angebot gehen diesen AGB vor. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn die Anbieterin ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

1. Die Anbieterin erbringt individuelle Recherche- und Planungsleistungen für Reisen innerhalb Deutschlands. Zum Angebot gehören insbesondere der Decision Check, Focused Recommendations für Unterkünfte, Aktivitäten oder Restaurants, der Flexible Trip Plan, der Day-by-Day Trip Plan sowie individuell zusammengestellte Leistungen für Geschäfts- und Work-Trips.

2. Welche Leistung geschuldet ist, ergibt sich ausschließlich aus dem individuellen Angebot. Darin werden insbesondere das gewählte Produkt, die zu beantwortende Frage oder Planungsaufgabe, das Reiseziel, die Aufenthaltsdauer, die verfügbare Reisezeit, die einbezogenen Kategorien, der gewünschte Detaillierungsgrad sowie gegebenenfalls Wort-, Seiten- oder sonstige Umfangsgrenzen festgelegt. Produktbeschreibungen, Preisbeispiele und Musterdokumente auf der Website dienen der Orientierung und ersetzen nicht die individuelle Leistungsbeschreibung im Angebot.

3. Der Kunde erhält das vereinbarte Ergebnis als PDF-Dokument. Inhalt, Aufbau und Umfang des Dokuments richten sich nach der gebuchten Leistung und dem im Angebot festgelegten Leistungsumfang.

4. Die Anbieterin recherchiert, vergleicht, empfiehlt und plant. Sie nimmt jedoch keine Buchungen oder Reservierungen im Namen oder auf Rechnung des Kunden vor, vermittelt keine Reiseleistungen und ist weder Reiseveranstalterin noch Vertragspartnerin der im Reisedokument genannten Hotels, Restaurants, Verkehrsunternehmen, Veranstalter oder sonstigen externen Anbieter. Sämtliche Buchungen nimmt der Kunde selbst und in eigener Verantwortung vor.

5. Die Planung von Unterkünften, Aktivitäten, Restaurants und sonstigen Reiseinhalten ist auf Deutschland beschränkt. Transportrecherchen können auch Verbindungen von Deutschland in angrenzende Mitgliedstaaten der Europäischen Union einbeziehen. Eine darüber hinausgehende Planung von Unterkünften, Aktivitäten, Restaurants oder sonstigen Reiseinhalten außerhalb Deutschlands ist nicht Bestandteil der Leistung.

6. Die vertragliche Kommunikation, die Übermittlung von Unterlagen, Rückfragen, Abstimmungen und Freigaben erfolgen in Textform, insbesondere per E-Mail.

§ 3 Vertragsschluss

1. Die Darstellung der Leistungen auf der Website stellt kein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrags dar.

2. Nach einer Anfrage des Kunden übermittelt die Anbieterin ein individuelles Angebot in Textform. Das Angebot enthält insbesondere den vereinbarten Leistungsumfang, den Gesamtpreis und den voraussichtlichen Bearbeitungszeitraum.

3. Das individuelle Angebot ist sieben Kalendertage ab dem im Angebot genannten Datum gültig, sofern im Angebot keine andere Frist angegeben ist.

4. Der Kunde nimmt das Angebot durch vollständige Zahlung des im Angebot ausgewiesenen Gesamtpreises innerhalb der Gültigkeitsfrist an. Der Vertrag kommt mit Eingang der vollständigen Zahlung bei der Anbieterin oder dem von ihr eingesetzten Zahlungsdienstleister zustande. Bei Nutzung eines Zahlungsdienstleisters gilt die Zahlung als vollständig erbracht, sobald dieser der Anbieterin die erfolgreiche Zahlung bestätigt hat.

5. Geht eine Zahlung erst nach Ablauf der Angebotsfrist ein, kommt ein Vertrag nur zustande, wenn die Anbieterin die Annahme des Auftrags anschließend in Textform bestätigt. Erfolgt keine Bestätigung, wird der eingegangene Betrag zurückerstattet.

6. Die Anbieterin beginnt mit der Recherche und Planung, sobald der Vertrag zustande gekommen ist und alle für die Leistung erforderlichen Kundenangaben sowie gegebenenfalls notwendige Klarstellungen vollständig vorliegen.

§ 4 Preise, Zahlung und Rechnungsstellung

1. Alle im individuellen Angebot genannten Preise sind Endpreise in Euro. Aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben und daher nicht ausgewiesen.

2. Der vereinbarte Preis vergütet ausschließlich die Recherche- und Planungsleistung der Anbieterin. Kosten für Unterkünfte, Beförderung, Aktivitäten, Eintrittskarten, Speisen, Getränke und sonstige Leistungen externer Anbieter sind nicht enthalten, sofern im individuellen Angebot nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.

3. Die vollständige Zahlung ist Voraussetzung für den Vertragsschluss und den Beginn der Leistung. Es stehen die im individuellen Angebot oder im zugehörigen Zahlungslink angebotenen Zahlungsarten zur Verfügung.

4. Nach erfolgreicher Zahlung erhält der Kunde die Rechnung per E-Mail.

5. Bei Leistungen an im Ausland ansässige Unternehmer können abweichende umsatzsteuerrechtliche Regelungen gelten. Hierauf wird gegebenenfalls im individuellen Angebot oder in der Rechnung hingewiesen.

§ 5 Mitwirkung des Kunden und Bearbeitungszeit

1. Der Kunde ist verpflichtet, der Anbieterin alle für die vereinbarte Leistung erforderlichen Informationen vollständig, richtig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Hierzu gehören insbesondere Angaben zu Reisedaten, An- und Abreise, Aufenthaltsdauer, Budget, Interessen, gewünschtem Reisetempo, Mobilität, besonderen Anforderungen, bereits feststehenden Programmpunkten und sonstigen für die Planung relevanten Umständen.

2. Bei allen Leistungen mit Ausnahme des Decision Checks erhält der Kunde einen Fragebogen. Beim Decision Check stellt der Kunde die vereinbarte Fragestellung und die hierfür erforderlichen Hintergrundinformationen in dem vorgegebenen Umfang bereit.

3. Sind Angaben unklar, widersprüchlich, zu allgemein oder unvollständig, kann die Anbieterin Rückfragen stellen. Mit der inhaltlichen Planung beginnt sie erst, wenn die für die Bearbeitung notwendigen Angaben und Klarstellungen vollständig vorliegen.

4. Der im Angebot genannte Bearbeitungszeitraum setzt den rechtzeitigen Eingang der vollständigen Zahlung, aller erforderlichen Kundenangaben und der innerhalb des Planungsprozesses notwendigen Rückmeldungen voraus. Maßgeblich ist der für den jeweiligen Auftrag individuell bestätigte Zeitrahmen.

5. Der Kunde hat die im Trip Snapshot zusammengefassten Angaben und die dort dargestellte Planungsrichtung sorgfältig zu prüfen und die Anbieterin unverzüglich auf unrichtige oder fehlende Informationen hinzuweisen.

6. Der Kunde soll Rückfragen innerhalb von drei Arbeitstagen nach deren Zugang beantworten. Bei allen Leistungen mit Ausnahme des Decision Checks soll er den Trip Snapshot innerhalb derselben Frist prüfen und seine Rückmeldung übermitteln. Als Arbeitstage gelten Montag bis Freitag; gesetzliche Feiertage am Sitz der Anbieterin werden nicht mitgerechnet.

7. Erfolgt eine erforderliche Rückmeldung verspätet, kann sich der vereinbarte oder voraussichtliche Liefertermin verschieben. Ob und in welchem Umfang eine Verschiebung erforderlich ist, hängt insbesondere von der Dauer der Verzögerung, dem verbleibenden Zeitraum bis zur Reise sowie dem aktuellen Bearbeitungsstand ab. Die Anbieterin informiert den Kunden, sobald absehbar ist, dass der bisherige Zeitrahmen nicht eingehalten werden kann.

8. Ändert der Kunde nach Beginn der Recherche wesentliche Angaben oder wünscht er eine Änderung des vereinbarten Leistungsumfangs, prüft die Anbieterin, ob die Anpassung noch vom ursprünglichen Auftrag umfasst ist. Entsteht dadurch ein zusätzlicher, nicht vereinbarter Recherche- oder Planungsaufwand, wird dieser dem Kunden vorab mitgeteilt und nur nach gesonderter Vereinbarung ausgeführt und berechnet.

§ 6 Trip Snapshot, Abstimmung und Freigabe

1. Bei allen Leistungen mit Ausnahme des Decision Checks erhält der Kunde vor der finalen Ausarbeitung einen Trip Snapshot zur Abstimmung.

2. Der Trip Snapshot fasst die für die Planung wesentlichen Kundenangaben zusammen und zeigt die vorgesehene inhaltliche Ausrichtung. Welche Inhalte dargestellt werden, richtet sich nach der gebuchten Leistung.

3. Bei einem Flexible Trip Plan oder Day-by-Day Trip Plan kann der Trip Snapshot insbesondere An- und Abreise, Aufenthaltsdauer, Interessen, Budget, Transportwünsche, die vorgesehene Route, Orte und Aufenthaltslängen sowie einen Auszug aus den geplanten Unterkünften, Aktivitäten, Restaurants oder Bars enthalten, soweit diese Bestandteil des Auftrags sind. Bei einer Focused Recommendation beschränkt sich der Trip Snapshot entsprechend auf die jeweils gebuchte Kategorie, etwa Unterkünfte, Aktivitäten oder Restaurants.

4. Der Trip Snapshot dient der Prüfung, ob die Anbieterin die Angaben, Wünsche und Planungsrichtung des Kunden zutreffend verstanden hat. Insbesondere bei umfangreicheren Reiseplanungen stellt er einen Auszug dar und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

5. Im vereinbarten Preis ist eine zusammengefasste Änderungsrunde zum Trip Snapshot enthalten. Der Kunde übermittelt seine Änderungswünsche gebündelt und innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs.

6. Die Anbieterin überarbeitet den Trip Snapshot auf Grundlage dieser Rückmeldung und übermittelt die angepasste Fassung zur Freigabe. Erst nach der Freigabe in Textform setzt sie die Ausarbeitung des finalen Reisedokuments fort.

7. Weitere Änderungswünsche nach Freigabe des überarbeiteten Trip Snapshots oder Änderungen, die den vereinbarten Leistungsumfang erweitern, sind nicht im ursprünglichen Preis enthalten. Sie werden nur nach vorheriger gesonderter Vereinbarung ausgeführt und gegebenenfalls zusätzlich berechnet.

8. Nach Übergabe des finalen Reisedokuments sind keine inhaltlichen Änderungsrunden mehr enthalten. Von der Anbieterin verursachte Recherche-, Übertragungs- oder Zuordnungsfehler werden unentgeltlich korrigiert. Gesetzliche Rechte des Kunden bei einer nicht vertragsgemäßen Leistung bleiben unberührt.

9. Der Decision Check wird ohne Trip Snapshot und ohne vorgelagerte Abstimmungsrunde auf Grundlage der vereinbarten Fragestellung und der vom Kunden bereitgestellten Informationen erstellt.

§ 7 Aktualität, Preise und Verfügbarkeit externer Angebote

1. Die Anbieterin führt ihre Recherche sorgfältig auf Grundlage der zum jeweiligen Recherchezeitpunkt verfügbaren Informationen durch. Angaben zu Preisen, Verfügbarkeiten, Öffnungszeiten, Fahrplänen, Buchungsbedingungen und sonstigen Leistungen externer Anbieter beziehen sich auf den Zeitpunkt der jeweiligen Prüfung. Das Prüfdatum kann im Trip Snapshot oder im finalen Reisedokument angegeben werden.

2. Hotels, Restaurants, Veranstalter, Verkehrsunternehmen und andere externe Anbieter können ihre Preise, Verfügbarkeiten, Öffnungszeiten, Fahrpläne, Leistungen und Bedingungen jederzeit ändern. Die Anbieterin kann daher nicht gewährleisten, dass recherchierte Angebote zu einem späteren Zeitpunkt noch unverändert verfügbar sind.

3. Soweit Unterkunftsempfehlungen Bestandteil der vereinbarten Leistung sind, prüft die Anbieterin deren Verfügbarkeit nach der Freigabe des Trip Snapshots und vor Fertigstellung des finalen Reisedokuments einmal erneut. Dies gilt nicht, wenn der Kunde bereits mitgeteilt hat, dass er eine Unterkunft gebucht hat. Ist eine empfohlene Unterkunft bei dieser erneuten Prüfung nicht mehr verfügbar, recherchiert die Anbieterin im Rahmen der ursprünglich vereinbarten Anforderungen nach Möglichkeit eine vergleichbare Alternative.

4. Die erneute Prüfung begründet keine Verpflichtung zur fortlaufenden Überwachung von Preisen oder Verfügbarkeiten. Der Kunde wird darauf hingewiesen, dass auch nach der Prüfung kurzfristige Änderungen eintreten können und eine zeitnahe Buchung empfehlenswert ist.

5. Der Kunde ist verpflichtet, Preise, Verfügbarkeit, Öffnungszeiten, Fahrpläne, Buchungs- und Stornierungsbedingungen sowie sonstige für seine Entscheidung maßgebliche Angaben vor einer Buchung oder Inanspruchnahme unmittelbar beim jeweiligen externen Anbieter zu überprüfen.

6. Nach Übergabe des finalen Reisedokuments sind keine fortlaufenden Aktualisierungen oder erneuten Verfügbarkeitsprüfungen im vereinbarten Leistungsumfang enthalten. Von der Anbieterin verursachte Recherche- oder Übertragungsfehler bleiben von dieser Regelung unberührt und werden nach Maßgabe von § 6 Absatz 8 korrigiert.

7. Sämtliche Buchungen nimmt der Kunde selbst und in eigener Verantwortung direkt beim jeweiligen externen Anbieter vor. Verträge über Unterkünfte, Aktivitäten, Führungen, Restaurantreservierungen, Verkehrsmittel oder andere externe Leistungen kommen ausschließlich zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Anbieter zustande. Die Anbieterin wird nicht Partei dieser Verträge.

§ 8 Nutzungsrechte am Reisedokument

1. Der Kunde erhält das vereinbarte Reisedokument ausschließlich als fertige PDF-Datei. Bearbeitbare Ausgangs- und Arbeitsdateien sind nicht Bestandteil der Leistung.

2. Der Kunde erhält das einfache, nicht übertragbare Recht, das Reisedokument für den eigenen, nicht gewerblichen Reisezweck zu speichern, auszudrucken und zu verwenden. Die Weitergabe an Mitreisende sowie an Personen, die unmittelbar an der Organisation der betreffenden Reise beteiligt sind, ist gestattet.

3. Bei einer für ein Unternehmen oder eine sonstige Organisation erstellten Geschäftsreise darf das Reisedokument intern an die an der Reise teilnehmenden Personen sowie an die mit ihrer Organisation befassten Mitarbeiter weitergegeben und für die betreffende Reise verwendet werden.

4. Nicht gestattet sind insbesondere:

a) der Verkauf oder die sonstige entgeltliche Weitergabe des Reisedokuments oder einzelner Bestandteile,

b) die öffentliche Zugänglichmachung oder Veröffentlichung des vollständigen Dokuments oder einzelner Seiten auf Websites, Plattformen, sozialen Medien oder in anderen öffentlich zugänglichen Medien,

c) die Verwendung der Inhalte, Texte, Auswahl, Struktur oder Gestaltung für eigene gewerbliche Reiseangebote oder sonstige kommerzielle Leistungen,

d) die Übernahme oder Nachbildung des Dokuments oder seiner Struktur als eigene Vorlage sowie

e) die Entfernung oder Veränderung von Urheberhinweisen, Namensangaben oder dem Branding der Anbieterin.

5. Soweit urheberrechtlich geschützt und soweit die entsprechenden Rechte bei der Anbieterin liegen, verbleiben die Rechte an den von ihr erstellten Texten, Zusammenstellungen, Strukturen und Gestaltungselementen bei der Anbieterin. Dem Kunden werden nur die in diesem Paragraphen ausdrücklich genannten Nutzungsrechte eingeräumt.

6. An verwendeten Bildern, Karten, Logos oder sonstigen Inhalten externer Rechteinhaber werden keine eigenständigen Nutzungsrechte übertragen. Diese Inhalte dürfen vom Kunden ausschließlich als Bestandteil des Reisedokuments im Rahmen des vereinbarten Nutzungszwecks verwendet werden. Die Rechte der jeweiligen Rechteinhaber bleiben unberührt.

7. Die Anbieterin darf von ihr erstellte, vollständig anonymisierte Auszüge aus Reisedokumenten als Arbeitsbeispiele für ihr Portfolio und ihre eigene Unternehmenskommunikation verwenden, sofern dadurch weder der Kunde noch einzelne Reisende identifiziert werden können und keine persönlichen, vertraulichen oder buchungsbezogenen Angaben offengelegt werden. Rechte Dritter, insbesondere an verwendeten Bildern, bleiben hiervon unberührt.

8. Eine namentliche Darstellung als Kundenauftrag, die Verwendung einer Kundenbewertung oder eine sonstige erkennbare Referenz erfolgt ausschließlich mit gesonderter Zustimmung des Kunden.

§ 9 Haftung, Drittleistungen und Eigenverantwortung des Kunden

1. Die Anbieterin erbringt die vereinbarten Recherche- und Planungsleistungen mit der vertraglich geschuldeten Sorgfalt und auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen.

2. Die Anbieterin haftet unbeschränkt für Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung der Anbieterin, ihrer gesetzlichen Vertreter oder ihrer Erfüllungsgehilfen beruhen. Sie haftet ebenfalls unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen. Zwingende gesetzliche Haftungsvorschriften bleiben unberührt.

3. Hotels, Restaurants, Anbieter von Aktivitäten und Touren, Beförderungsunternehmen sowie sonstige in der Reiseplanung genannte Anbieter sind rechtlich selbstständige Dritte. Die Anbieterin erbringt deren Leistungen nicht selbst und wird nicht Vertragspartnerin der zwischen dem Kunden und dem jeweiligen externen Anbieter geschlossenen Verträge. Die Anbieterin haftet daher nicht für die Durchführung, Qualität, Sicherheit, Verfügbarkeit, Änderung oder Absage der Leistungen dieser externen Anbieter oder für fehlerhafte Angaben, die von diesen Anbietern stammen. Die Haftung der Anbieterin für eigene schuldhafte Pflichtverletzungen, insbesondere bei einer nicht mit der geschuldeten Sorgfalt durchgeführten Recherche, bleibt hiervon unberührt.

4. Die Anbieterin haftet nicht für Beeinträchtigungen der Reise, die außerhalb ihres Einfluss- und Verantwortungsbereichs liegen. Dazu gehören insbesondere Wetterereignisse, Streiks, Verkehrsbehinderungen, Verspätungen, Ausfälle, kurzfristige Schließungen, geänderte Fahrpläne oder Öffnungszeiten, behördliche Maßnahmen sowie Änderungen oder Absagen durch externe Anbieter. Die Haftung für eigene schuldhafte Fehler der Anbieterin bei der Erbringung der vereinbarten Planungsleistung bleibt unberührt.

5. Der Kunde ist dafür verantwortlich zu prüfen, ob die vorgeschlagenen Routen, Aktivitäten, Unterkünfte und Transportmöglichkeiten unter Berücksichtigung seines Gesundheitszustands, seiner Mobilität, seiner körperlichen Belastbarkeit und seiner persönlichen Umstände für ihn geeignet sind. Gesundheitliche oder körperliche Einschränkungen sowie sonstige besondere Anforderungen, die für die Planung relevant sein können, sind der Anbieterin rechtzeitig und vollständig mitzuteilen. Die Anbieterin kann nur solche Einschränkungen und Anforderungen berücksichtigen, die ihr bekannt gegeben wurden. Die Reiseplanung ersetzt keine medizinische Beratung.

6. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, die für seine Reise geltenden Einreise-, Pass-, Visa-, Zoll-, Versicherungs-, Impf-, Gesundheits- und Sicherheitsbestimmungen zu prüfen und einzuhalten. Von der Anbieterin bereitgestellte allgemeine Hinweise zu solchen Themen stellen keine verbindliche rechtliche, medizinische oder behördliche Beratung dar. Der Kunde hat aktuelle und verbindliche Informationen bei den jeweils zuständigen Behörden oder fachkundigen Stellen einzuholen.

7. Die Auswahl von Empfehlungen erfolgt sorgfältig und anhand der vom Kunden mitgeteilten Wünsche, Interessen und Rahmenbedingungen. Die Anbieterin übernimmt jedoch keine Garantie für ein bestimmtes subjektives Reiseerlebnis, die persönliche Zufriedenheit des Kunden mit einem Ort oder Angebot oder den Eintritt eines bestimmten Erholungs-, Erlebnis- oder Reiseerfolgs. Die Verpflichtung zur sorgfältigen und vertragsgemäßen Erbringung der vereinbarten Planungsleistung bleibt hiervon unberührt.

8. Soweit die Haftung der Anbieterin nach diesem Paragraphen ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch zugunsten ihrer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen.

§ 10 Stornierung und vorzeitige Beendigung des Auftrags

1. Das gesetzliche Widerrufsrecht von Verbrauchern bleibt von den nachfolgenden Regelungen unberührt. Verlangt ein Verbraucher, dass die Anbieterin bereits vor Ablauf der gesetzlichen Widerrufsfrist mit der Leistung beginnt, muss er dies ausdrücklich erklären. Die Einzelheiten und Rechtsfolgen ergeben sich aus der gesonderten Widerrufsbelehrung.

2. Beendet der Kunde den Auftrag vor vollständiger Leistungserbringung, wird der Wert der bis zur Beendigung erbrachten Leistung berechnet. Der auf noch nicht erbrachte Leistungen entfallende Teil des bereits gezahlten Preises wird dem Kunden zurückerstattet.

3. Beendet der Kunde den Auftrag vor Beginn der Recherche und Planung, wird der bereits gezahlte Preis vollständig zurückerstattet.

4. Bei allen Leistungen, die einen Trip Snapshot umfassen, wird der vereinbarte Gesamtpreis für die Berechnung des Bearbeitungsstands in folgende Leistungsphasen aufgeteilt:

a) 50 % entfallen auf die Auswertung der Kundenangaben, die Recherche, die Entwicklung der grundlegenden Planungsrichtung und die Erstellung des ersten Trip Snapshots.

b) 50 % entfallen auf die weitere Recherche und Ausarbeitung, die Berücksichtigung der vereinbarten Änderungen sowie die Erstellung des finalen Reisedokuments.

5. Erfolgt die Beendigung nach Beginn der Recherche, aber vor Übersendung des ersten Trip Snapshots, wird nur der Anteil der ersten Leistungsphase berechnet, der dem bis dahin tatsächlich erreichten Bearbeitungsstand entspricht. Dieser Anteil beträgt höchstens 50 % des vereinbarten Gesamtpreises.

6. Mit Übersendung des ersten Trip Snapshots gilt die erste Leistungsphase als erbracht. Erfolgt die Beendigung danach, werden 50 % des Gesamtpreises sowie der bis zur Beendigung bereits erbrachte Anteil der zweiten Leistungsphase berechnet. Der verbleibende, auf noch nicht erbrachte Leistungen entfallende Betrag wird dem Kunden zurückerstattet.

7. Der innerhalb einer Leistungsphase erreichte Bearbeitungsstand wird anhand der bereits abgeschlossenen Recherche- und Planungsschritte, der bereits erfolgten inhaltlichen und gestalterischen Ausarbeitung des Reisedokuments sowie des dafür angefallenen Arbeitsaufwands im Verhältnis zum vereinbarten Gesamtumfang bestimmt. Die Anbieterin legt dem Kunden die Berechnung des einbehaltenen und des zu erstattenden Betrags in nachvollziehbarer Form dar. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass der Umfang der bereits erbrachten Leistung geringer war.

8. Beim Decision Check, für den kein Trip Snapshot erstellt wird, richtet sich die Berechnung ausschließlich nach dem bis zur Beendigung tatsächlich erreichten Bearbeitungsstand. Die Anbieterin legt auch in diesem Fall die Berechnung in nachvollziehbarer Form dar.

9. Erfüllt der Kunde eine für die Fortsetzung des Auftrags erforderliche Mitwirkungspflicht nicht, kann die Anbieterin ihn schriftlich zur Mitwirkung auffordern und ihm hierfür eine weitere Frist von sieben Kalendertagen setzen. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine ausreichende Rückmeldung und kann der Auftrag deshalb nicht sinnvoll fortgesetzt werden, darf die Anbieterin den Auftrag beenden. Die Abrechnung erfolgt nach Maßgabe der vorstehenden Regelungen.

10. Kann die Anbieterin den Auftrag aus einem von ihr zu vertretenden Grund nicht vollständig erbringen, wird dem Kunden der auf die noch nicht erbrachte Leistung entfallende Teil des bereits gezahlten Preises zurückerstattet. Beruht die Beendigung auf einem vom Kunden zu vertretenden wichtigen Grund, erfolgt die Abrechnung entsprechend dem bis dahin erreichten Bearbeitungsstand nach Maßgabe der vorstehenden Regelungen.

11. Nach vollständiger Erbringung der vereinbarten Leistung und Übergabe des finalen Reisedokuments ist eine freiwillige Stornierung oder Rückerstattung ausgeschlossen. Gesetzliche Ansprüche des Kunden wegen einer nicht vertragsgemäß erbrachten Leistung bleiben unberührt.

12. Die gesetzlichen Rechte beider Vertragsparteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleiben unberührt.

§ 11 Anwendbares Recht, Vertragssprache und Gerichtsstand

1. Für das Vertragsverhältnis gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

2. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur insoweit, als dem Verbraucher dadurch nicht der Schutz entzogen wird, der ihm durch zwingende Bestimmungen des Rechts des Staates gewährt wird, in dem er seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.

3. Die Vertragssprache richtet sich nach der Sprache des individuellen Angebots. Wird das Angebot in deutscher Sprache übermittelt, ist die Vertragssprache Deutsch. Wird das Angebot in englischer Sprache übermittelt, ist die Vertragssprache Englisch.

4. Für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

§ 12 Verbraucherstreitbeilegung

1. Die Anbieterin ist weder verpflichtet noch bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

— Ende der Allgemeinen Geschäftsbedingungen —