Privacy Policy

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Privacy notice – Independent Travel Planning

This privacy policy explains how personal data is processed when you visit this website and in connection with my travel planning service. This includes, in particular, handling your enquiries, preparing quotations, fulfilling service contracts and processing payments.

1. Controller

Anikó Sprencz, trading as trvl concept
Westendstraße 73c
63477 Maintal, Germany
Email: aniko@adventuriatravel.com

2. Hosting and access data

The website is hosted by IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Germany. Serving and protecting the website involves processing connection data, including the IP address, time, requested resource, referring page and browser/device information. My legal basis is Article 6(1)(f) GDPR: my interest in a reliable, secure website.

According to IONOS, IP addresses in the server access logs are anonymised as soon as they are collected. The log data is stored for eight weeks.

3. Enquiries and email

When you use “Start your brief”, I process your name, email address, selected planning service, destination, dates/duration and priorities or description. I use these details to assess your request, reply and prepare an offer. Please do not submit payment details, identity documents or health information in the free-text fields.

The legal basis is Article 6(1)(b) GDPR for steps requested before a contract or its performance; for other correspondence it is Article 6(1)(f) GDPR, based on my interest in answering enquiries. Without sufficient contact and planning details I cannot process the brief.

The form sends the enquiry through the WordPress mail system to my GMX mailbox. GMX is provided by 1&1 Mail & Media GmbH, Germany. Hosting/mail providers necessarily process the message for delivery and storage. Details: GMX privacy information. Enquiries submitted through the “Start your brief” form are sent via WordPress’s email function to my GMX FreeMail inbox. GMX is provided by 1&1 Mail & Media GmbH, Germany. The hosting and email providers involved process these messages for transmission, receipt and storage. Further information is available in GMX’s privacy policy.

4. Form security

The supplied enquiry plugin uses short-lived technical markers to limit repeated submissions and duplicate emails. These include a keyed hash derived from the IP address, counters/timestamps and a keyed hash of the submitted enquiry. They are not used as advertising profiles. The counters and duplicate markers are valid for up to one hour; expired WordPress records may be physically removed later. The plugin does not create a separate archive containing the enquiry text. Email storage is covered separately below.

This processing serves spam prevention and reliable delivery, based on Article 6(1)(f) GDPR.

5. Offers, travel planning and retention

For offers and commissioned plans I use the necessary contact, travel, communication, billing and payment-status data. The legal bases are Article 6(1)(b) GDPR for the service, Article 6(1)(c) GDPR for applicable statutory recordkeeping, and Article 6(1)(f) GDPR where necessary to establish or defend claims.

I store travel plans and working files on my computer. Enquiries that do not result in an order are deleted six months after the correspondence has ended, unless statutory retention obligations or unresolved legal claims require further retention. Planning and contractual records are retained for as long as necessary to provide the service or to establish, exercise or defend legal claims.

Business correspondence subject to statutory retention requirements is generally retained for six years, invoices and accounting vouchers for eight years, and certain bookkeeping records for ten years. Statutory retention periods generally begin at the end of the relevant calendar year. Longer retention applies where required by law. Deletion also covers corresponding messages in the email inbox and saved file copies, unless their continued retention is required. I do not make decisions on the travel-planning contract solely by automated processing within Article 22 GDPR.

6. Payments through Stripe, PayPal and Klarna

With your offer, you receive a personal link to an order page on my website. After reviewing your order and providing the required confirmations, you can select “Continue to payment” to proceed to a payment page hosted by Stripe. Opening the Stripe payment page connects your browser to Stripe. Stripe’s payment form is not embedded in the personal order page.

To create and process the payment, I transmit your email address and relevant offer information to Stripe, including the agreed service, service description, offer reference, amount and technical identifiers used to allocate the payment. Depending on the payment method, Stripe also processes contact and billing details, payment credentials, transaction status, and device and connection data, such as your IP address. I receive payment confirmation and the transaction information needed to allocate, administer and document the payment. I do not receive your full card number or payment-account login credentials.

The Stripe entities involved include Stripe Payments Europe, Limited, Ireland, and, for regulated payment services, Stripe Technology Europe, Limited, Ireland. Other Stripe companies and financial partners may be involved depending on the service and payment method. Stripe processes personal data both on my instructions as a processor and as a controller for its own purposes, including fraud prevention, legal compliance and the improvement of its services. Further information is available in Stripe’s privacy centre and privacy policy.

My processing of payment-related personal data is based on Article 6(1)(b) GDPR where necessary to prepare or perform the contract with you. Where you act as a contact person for a business customer, the corresponding processing is based on Article 6(1)(f) GDPR, reflecting my legitimate interest in administering that customer relationship and its payments. Processing required to meet statutory recordkeeping obligations is based on Article 6(1)(c) GDPR.

PayPal: If you select PayPal, payment-related contact, order and transaction data is also processed by PayPal to provide and administer the payment. For customers in the EEA, the relevant provider is PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxembourg. Other PayPal entities may be responsible depending on your location. PayPal acts as a separate controller, including for payment processing, fraud prevention and compliance with legal obligations. Details about its processing, retention, international transfers and your rights are provided in PayPal’s privacy statement.

Klarna: To offer and process Klarna payment options, relevant contact and order information may be transmitted to Klarna during checkout, including your name, email address, billing address, order description and amount. Klarna uses this information to assess which payment options it can offer you and to administer the selected payment. The EEA provider is Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Sweden. Klarna acts as a separate controller. Depending on the payment option, it may carry out identity and creditworthiness checks, obtain information from credit reference agencies and use automated assessments to decide whether a payment option is available. Further information about the responsible Klarna entity, its processing and your rights is available in Klarna’s privacy information.

These providers may process personal data outside the EEA, including in the United States. Where required, international transfers are supported by applicable adequacy decisions or appropriate safeguards, such as EU standard contractual clauses. Stripe’s arrangements include the EU–US Data Privacy Framework for transfers covered by its certification and standard contractual clauses where applicable. Details are available in Stripe’s data processing agreement and data transfers addendum. Information about international processing by PayPal and Klarna and the applicable safeguards is provided in their privacy notices linked above.

7. Cookies, statistics and fonts

No cookies are set when accessing the publicly accessible website. No information is stored in the browser’s local storage or session storage during this access.

This website uses IONOS WebAnalytics to analyse website usage statistically and to improve the website technically. The provider is IONOS SE, identified in the “Hosting” section.

According to IONOS, the information processed includes the previously visited website (referrer), the requested page or file, browser type and version, operating system, device type, time of access and IP address. The IP address is anonymised immediately after transmission. Subsequent analysis takes place without reference to identifiable individuals. According to IONOS, WebAnalytics does not use cookies.

To the extent that personal data is processed during collection and anonymisation, the legal basis is Article 6(1)(f) GDPR. My legitimate interest is to analyse website usage statistically and to improve the website technically.

8. External links and recipients

When you click an external link, you are taken to the respective provider’s website. Information about how that provider processes your personal data is available in its privacy notice.

I use online questionnaires provided by Survio s.r.o., Brno, Czech Republic, to collect your travel preferences and planning requirements. I provide access to the relevant questionnaire via a link. It is not embedded in this website.

The information processed consists of the travel-planning details you provide in the questionnaire. Contact details and postal addresses are not requested there. Survio provides the technical platform and stores the responses on my behalf. I can then view your responses online and use them to plan your trip.

Where this information constitutes personal data and is necessary to prepare or perform your travel-planning contract, the processing is based on Article 6(1)(b) GDPR. Once your travel-planning assignment has been completed, I delete the survey results from Survio.

Information about additional data processing by Survio when you visit the questionnaire page is available at: https://www.survio.com/en/privacy-policy

9. Your rights

Subject to the statutory conditions, you can request access, rectification, erasure, restriction and data portability. Where processing relies on consent, you can withdraw it prospectively. Contact me using the details above.

Right to object: You may object to processing under Article 6(1)(f) GDPR on grounds relating to your particular situation. I will stop unless overriding compelling grounds or legal claims justify continuation. You can object to direct marketing at any time.

You may complain to a supervisory authority, particularly in your country of residence, workplace or the alleged infringement. For a business based in Hesse, a contact is the Hessian Commissioner for Data Protection and Freedom of Information.

Datenschutzerklärung – Independent Travel Planning

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie personenbezogene Daten beim Besuch dieser Website und im Zusammenhang mit meinem Reiseplanungsservice verarbeitet werden. Dies umfasst insbesondere Ihre Anfragen, die Erstellung von Angeboten sowie die Abwicklung von Aufträgen und Zahlungen.

1. Verantwortliche

Anikó Sprencz, handelnd unter trvl concept
Westendstraße 73c
63477 Maintal, Deutschland
E-Mail: aniko@adventuriatravel.com

2. Hosting und Zugriffsdaten

Die Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet. Für Bereitstellung und Schutz der Website werden Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Herkunftsseite und Browser-/Geräteangaben. Meine Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: mein Interesse an einer zuverlässigen, sicheren Website.

Nach Angaben von IONOS werden die IP-Adressen in den Server-Zugriffsprotokollen bereits bei der Erhebung anonymisiert. Die Protokolldaten werden acht Wochen gespeichert.

3. Anfragen und E-Mail

Bei „Start your brief“ verarbeite ich Name, E-Mail-Adresse, ausgewählte Planungsleistung, Reiseziel, Zeitraum/Dauer und Prioritäten oder Beschreibung. Ich nutze diese Angaben, um die Anfrage zu beurteilen, zu beantworten und ein Angebot vorzubereiten. Bitte geben Sie in Freitextfeldern keine Zahlungsdaten, Ausweisdokumente oder Gesundheitsdaten an.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei angefragten vorvertraglichen Maßnahmen oder Vertragsdurchführung; bei sonstiger Korrespondenz Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund meines Interesses, Anfragen zu beantworten. Ohne ausreichende Kontakt- und Planungsangaben kann ich das Briefing nicht bearbeiten.

Das Formular versendet die Anfrage über den WordPress-Mailversand an mein GMX-Postfach. GMX wird von der 1&1 Mail & Media GmbH, Deutschland, bereitgestellt. Hosting-/Mailanbieter verarbeiten die Nachricht notwendigerweise für Zustellung und Speicherung. Näheres: Datenschutzhinweise von GMX. Anfragen über das Formular „Start your brief“ werden über die E-Mail-Funktion von WordPress an mein GMX-FreeMail-Postfach übermittelt. Anbieter von GMX ist die 1&1 Mail & Media GmbH, Deutschland. Die beteiligten Hosting- und E-Mail-Anbieter verarbeiten die Nachrichten zur Übermittlung, zum Empfang und zur Speicherung. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von GMX.

4. Schutz des Anfrageformulars

Das gelieferte Anfrage-Plugin verwendet kurzlebige technische Merkmale gegen wiederholte Übermittlungen und doppelte E-Mails. Dazu gehören ein mit geheimem Schlüssel erzeugter Hash der IP-Adresse, Zähler/Zeitangaben und ein entsprechend erzeugter Hash der Anfrage. Diese dienen nicht als Werbeprofile. Zähler und Duplikatmerkmale werden höchstens eine Stunde ausgewertet; abgelaufene WordPress-Datensätze können technisch erst später entfernt werden. Das Plugin legt kein eigenes Archiv mit dem Anfragetext an. Für die E-Mail-Speicherung gilt der folgende Abschnitt.

Dies dient der Spamabwehr und zuverlässigen Zustellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Angebote, Reiseplanung und Speicherdauer

Für Angebote und beauftragte Pläne nutze ich die notwendigen Kontakt-, Reise-, Kommunikations-, Abrechnungs- und Zahlungsstatusdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Leistung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für einschlägige gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich.

Reisepläne und Arbeitsdateien speichere ich auf meinem Computer. Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, lösche ich sechs Monate nach Abschluss der Korrespondenz, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder offenen Rechtsansprüche entgegenstehen. Planungs- und Vertragsunterlagen bewahre ich so lange auf, wie dies zur Leistungserbringung oder zur Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

Für aufbewahrungspflichtige Geschäftskorrespondenz gelten grundsätzlich sechs Jahre, für Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre und für bestimmte Buchführungsunterlagen zehn Jahre. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beginnen grundsätzlich mit Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres. Gesetzlich erforderliche Verlängerungen bleiben vorbehalten. Die Löschung umfasst auch entsprechende Nachrichten im E-Mail-Postfach und gespeicherte Dateikopien, soweit diese nicht weiter aufbewahrt werden müssen. Über den Reiseplanungsvertrag treffe ich keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

6. Zahlungen über Stripe, PayPal und Klarna

Mit Ihrem Angebot erhalten Sie einen persönlichen Link zu einer Auftragsseite auf meiner Website. Nachdem Sie Ihre Auftragsdaten geprüft und die erforderlichen Bestätigungen abgegeben haben, gelangen Sie über „Continue to payment“ zu einer von Stripe bereitgestellten Zahlungsseite. Beim Aufruf dieser Zahlungsseite verbindet sich Ihr Browser mit Stripe. Das Zahlungsformular von Stripe ist nicht in die persönliche Auftragsseite eingebettet.

Zur Erstellung und Abwicklung der Zahlung übermittle ich Ihre E-Mail-Adresse und relevante Angebotsdaten an Stripe. Dazu gehören die vereinbarte Leistung, die Leistungsbeschreibung, die Angebotsnummer, der Betrag und technische Kennungen zur Zuordnung der Zahlung. Abhängig von der gewählten Zahlungsart verarbeitet Stripe außerdem Kontakt- und Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen, den Transaktionsstatus sowie Geräte- und Verbindungsdaten, beispielsweise Ihre IP-Adresse. Ich erhalte eine Zahlungsbestätigung und die Transaktionsinformationen, die zur Zuordnung, Verwaltung und Dokumentation der Zahlung erforderlich sind. Ihre vollständige Kartennummer oder Zugangsdaten zu Ihrem Zahlungskonto erhalte ich nicht.

Zu den beteiligten Stripe-Gesellschaften gehören Stripe Payments Europe, Limited, Irland, sowie für regulierte Zahlungsdienste Stripe Technology Europe, Limited, Irland. Je nach Dienst und Zahlungsart können weitere Stripe-Gesellschaften und Finanzpartner beteiligt sein. Stripe verarbeitet personenbezogene Daten sowohl in meinem Auftrag als Auftragsverarbeiter als auch als eigenständiger Verantwortlicher für eigene Zwecke. Dazu gehören insbesondere Betrugsprävention, die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und die Verbesserung der eigenen Dienste. Weitere Informationen finden Sie im Datenschutzcenter von Stripe und in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Meine Verarbeitung zahlungsbezogener personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Vorbereitung oder Erfüllung des Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Wenn Sie als Ansprechperson eines Geschäftskunden handeln, erfolgt die entsprechende Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht dabei in der Verwaltung der Kundenbeziehung und der zugehörigen Zahlungen. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

PayPal: Wenn Sie PayPal auswählen, verarbeitet auch PayPal zahlungsbezogene Kontakt-, Auftrags- und Transaktionsdaten zur Bereitstellung und Verwaltung der Zahlung. Für Kundinnen und Kunden im EWR ist der betreffende Anbieter PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg. Abhängig von Ihrem Aufenthaltsland können andere PayPal-Gesellschaften verantwortlich sein. PayPal handelt als eigenständiger Verantwortlicher, insbesondere bei der Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Informationen zur Verarbeitung, Speicherung, internationalen Datenübermittlung und zu Ihren Rechten finden Sie in der Datenschutzerklärung von PayPal.

Klarna: Zur Bereitstellung und Abwicklung der Klarna-Zahlungsarten können während des Bezahlvorgangs relevante Kontakt- und Auftragsdaten an Klarna übermittelt werden. Dazu gehören insbesondere Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsanschrift, die Auftragsbeschreibung und der Betrag. Klarna verwendet diese Informationen, um zu prüfen, welche Zahlungsarten Ihnen angeboten werden können, und um die ausgewählte Zahlung abzuwickeln. Der Anbieter im EWR ist Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Schweden. Klarna handelt als eigenständiger Verantwortlicher. Abhängig von der Zahlungsart kann Klarna Identitäts- und Bonitätsprüfungen durchführen, Informationen von Wirtschaftsauskunfteien einholen und automatisierte Bewertungen verwenden, um über die Verfügbarkeit einer Zahlungsart zu entscheiden. Weitere Informationen zur zuständigen Klarna-Gesellschaft, zur Datenverarbeitung und zu Ihren Rechten finden Sie in den Datenschutzinformationen von Klarna.

Diese Anbieter können personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeiten, unter anderem in den USA. Soweit erforderlich, erfolgen internationale Datenübermittlungen auf Grundlage einschlägiger Angemessenheitsbeschlüsse oder geeigneter Garantien, beispielsweise EU-Standardvertragsklauseln. Stripe nutzt für Übermittlungen, die von seiner Zertifizierung erfasst sind, das EU–US Data Privacy Framework sowie gegebenenfalls Standardvertragsklauseln. Einzelheiten finden Sie in der Datenverarbeitungsvereinbarung von Stripe und dem Zusatz zu Datenübermittlungen. Informationen zur internationalen Datenverarbeitung durch PayPal und Klarna und zu den jeweils eingesetzten Schutzmaßnahmen enthalten die oben verlinkten Datenschutzhinweise dieser Anbieter.

7. Cookies, Statistik und Schriften

Beim Aufruf der öffentlich zugänglichen Website werden keine Cookies gesetzt. Eine Speicherung von Informationen im Local Storage oder Session Storage des Browsers findet dabei nicht statt.

Diese Website nutzt IONOS WebAnalytics zur statistischen Auswertung der Website-Nutzung und zur technischen Optimierung des Angebots. Anbieter ist die im Abschnitt „Hosting“ genannte IONOS SE.

Nach Angaben von IONOS werden dabei die zuvor besuchte Website (Referrer), die angeforderte Seite oder Datei, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Gerätetyp, Zugriffszeit und die IP-Adresse verarbeitet. Die IP-Adresse wird unmittelbar nach der Übermittlung anonymisiert. Die anschließende Auswertung erfolgt ohne Personenbezug. WebAnalytics verwendet nach Angaben von IONOS keine Cookies.

Soweit bei der Erfassung und Anonymisierung personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht in der statistischen Analyse der Website-Nutzung und der technischen Verbesserung meines Angebots.

8. Externe Links und Empfänger

Wenn Sie einen externen Link anklicken, gelangen Sie zur Website des jeweiligen Anbieters. Informationen zur dortigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in dessen Datenschutzhinweisen.

Für die Erfassung Ihrer Reisewünsche und Planungsangaben nutze ich Online-Fragebögen von Survio s.r.o., Brno, Tschechien. Den jeweiligen Fragebogen stelle ich Ihnen über einen Link zur Verfügung. Er ist nicht in diese Website eingebettet.

Verarbeitet werden die Angaben, die Sie im Fragebogen zur Reiseplanung machen. Kontakt- und Adressdaten werden dort nicht abgefragt. Survio stellt die technische Plattform bereit und speichert die Antworten in meinem Auftrag. Ich kann Ihre Antworten anschließend online einsehen und für Ihre Reiseplanung verwenden.

Soweit diese Angaben personenbezogen und für die Vorbereitung oder Durchführung Ihres Reiseplanungsvertrags erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Abschluss Ihres Kundenauftrags lösche ich die Umfrageergebnisse in Survio.

Informationen zur zusätzlichen Datenverarbeitung durch Survio beim Besuch der Fragebogenseite finden Sie unter: https://www.survio.com/de/datenschutzerklaerung

9. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Kontaktadresse.

Widerspruchsrecht: Gegen Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Ich beende diese Verarbeitung, sofern keine überwiegenden zwingenden Gründe oder Rechtsansprüche die Fortsetzung rechtfertigen. Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für ein Unternehmen mit Sitz in Hessen ist etwa der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit eine Anlaufstelle.